قطبنما: مسافران همیشه برنامههای بلند‌پروازانه‌ای برای سفر‌های خود دارند؛ اما اغلب با کمبود زمان و نیمه‌کاره ماندن کارها و برنامههای خود مواجه می‌شوند. این اتفاق برای راهنمایان تور نیز ممکن است اتفاق بیافتد؛ مدیریت گروهی از مسافران با علایق و عادات مختلف، هرگز کار آسانی نبوده و بروز اتفاقات غیر‌قابل پیش‌بینی نیز راهنمایان تور از برنامههای تعیین شده عقب می‌اندازد. در چنین شرایطی، مدیریت زمان بسیار اهمیت دارد. مدیریت زمان در سفر در واقع یک مهارت ضروری برای راهنمایان است و به آنها کمک می‌کند تا از زمان خود به بهترین شکل استفاده کنند. جالب است بدانید، توانایی مدیریت زمان قابل بازپروری است و افراد می‌توانند با رعایت تکنیک‌های مشخصی آن را ارتقا ببخشند. اما اصول اساسی برای مدیریت زمان برنامههای روزانه در سفر چیست؟ و راهنمایان تور چگونه می‌توانند زمان را در سفر‌های گروهی مدیریت کنند؟
مدیریت زمان چیست؟
منظور از مدیریت زمان، برنامه‌ریزی و کنترل آگاهانه زمان صرف‌شده برای فعالیت‌های خاص است؛ به‌طوریکه میزان اثر‌بخشی، کارایی و بهره‌وری آن افزایش یابد. مدیریت زمان در همه جنبه‌های زندگی انسان، از کار و فعالیت‌های تجاری گرفته تا سرگرمی و تفریحات، تاثیر داشته و به افراد اجازه می‌دهد به‌طور موثر از زمان خود برای انجام کار استفاده کنند. مسافران و البته راهنمایان تور برای مدیریت بهتر زمان خود می‌توانند مجموعه‌ای از مهارت‌ها را در خود تقویت کنند یا از ابزار‌های خاص و متنوعی برای کنترل و برنامه‌ریزی زمان مورد‌نیاز برای انجام کارهای خود بهره ببرند.
اصول اساسی در مدیریت زمان
مدیریت زمان، مهارتی است که می‌‌توان آن را هم به‌کمک اپلیکیشن‌ها و ابزار‌های آنلاین و آفلاین و هم با یادگیری برخی اصول ارتقا بخشید. اگرچه مدیریت زمان متناسب با شرایط فرد و فعالیت‌ها و پروژه‌های در دست اجرا، نیازمند مهارت‌ها و ابزار‌های خاص است؛ اما همه افراد، خواه مسافران انفرادی و خواه راهنمایان تور برای مدیریت بهتر زمان خود باید به ۴ اصل اساسی زیر پایبند باشند:
۱. برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی، مهم‌ترین اصل برای موفقیت در یک کار یا پروژه مهم است. برنامه‌ریزی قبل از انجام هر کار، ضمن افزایش آمادگی و دانش افراد، موجب کاهش استرس، نگرانی و بی‌نظمی آنها در سفر می‌شود. برنامه‌ریزی برای سفر از دو مرحله کلی تشکیل می‌شود؛ قبل از سفر و در حین سفر.
-
برنامه‌ریزی قبل از سفر
راهنمایان تور در بیشتر اوقات برنامه معینی برای پکیج‌های سفر خود دارند؛ این برنامه‌ریزی بعضا توسط آژانس مسافرتی و گاهی توسط خود لیدرها تدوین می‌شود. با این حال، برنامه‌ریزی قبل از سفر تنها مخصوص راهنمایان سفر نیست؛ بلکه مسافرانی که به‌تنهایی سفر می‌کنند نیز برای استفاده موثر از زمان خود، باید برنامه‌ریزی داشته باشند. برنامه‌ریزی قبل از سفر شامل مراحل متعددی می‌شود؛ از شناخت مقصد و جاذبه‌های مهم آن گرفته، تا سیستم و نوع‌حمل‌ونقل، قوانین و محدودیت‌های مقصد، بررسی روز‌ها و ایام تعطیل در بازه سفر، برخی از مهم‌ترین نکاتی است که باید در برنامه‌ریزی قبل از سفر به آن توجه شود. علاوه بر این، زمان رسیدن به مقصد، تخمین مدت‌زمان مورد‌نیاز برای رسیدن به هتل، صرف غذا یا استراحت، از دیگر نکاتی است که نباید آن را فراموش کرد.
-
برنامه‌ریزی در حین سفر
راهنمایان تور باید در آخر هر روز، برنامه روزی که گذشت را بررسی و میزان موفقیت خود را در انجام کارها ارزیابی کنند. علاوه بر این، باید زمانی را به برنامه‌ریزی روز بعد اختصاص دهند. این کار به آنها کمک می‌کند تا روز بعد دقیقاً بدانند که چه‌کاری باید انجام دهند و بدون معطلی برنامه خود را آغاز کنند. کارهای روز‌مره، زمان مشخص برای انجام یک کار و حداقل زمان مورد‌نیاز برای اتمام آن، از نکات مهمی است که باید در برنامه‌ریزی روزانه به آن توجه کرد.
-
واقع‌بینی و انعطافپذیری در برنامهها
یک اشتباه رایج میان مسافران در هنگام برنامه‌ریزی سفر، خوش‌بین‌بودن بیش‌از‌حد است؛ به‌خصوص در سفر‌های چند مقصدی، جابجایی و حمل‌ونقل مدت‌زمان زیادی را به‌خود اختصاص می‌دهد و باید در برنامه‌ریزی سفر به آن توجه کرد. در حقیقت، مسافران باید واقع‌بینانه به برنامه‌سفر خود نگاه کنند و اختلاف ساعت، معطلی در فرودگاه، مدت‌زمان لازم برای رسیدن به هتل و جاذبه‌ها، زمان مورد‌نیاز برای بازدید از آنها، استراحت در طول روز و صرف غذا، به‌موقع نرسیدن وسیله حمل‌ونقل و... را در نظر بگیرند. برخی گمان می‌کنند داشتن یک برنامه ثابت و منظم رمز موفقیت در هر کاری است؛ اما وقوع اتفاقات غیر‌منتظره میتواند به‌کلی برنامه شما را برهم بزند. انعطافپذیری و داشتن گزینه‌های جایگزین در برنامه‌ریزی سفر، به مسافران انفرادی و راهنمایان تور کمک می‌کند در صورت بروز اتفاقات غیر‌منتظره، برنامه روز خود را تغییر دهند و برای استفاده مفید از زمان، گزینه‌های دیگری را جایگزین کنند.
۲. اولویتبندی برنامهها
بعد از برنامه‌ریزی، نوبت به اولویتبندی برنامهها است. حقیقت آن است که امکان بازدید از همه جاذبه‌های گردشگری در سفر‌های کوتاه‌مدت و فشرده وجود ندارد؛ در چنین شرایطی مسافران و راهنمایان باید با اولویتبندی و ارزش‌گذاری کارها، مهم‌ترین آنها را انتخاب کنند. بهتر است فعالیت‌های نیازمند انرژی بیشتر، در ساعاتی که بهره‌وری فرد بیشتر است، انجام شود.
۳. آغاز برنامه در ساعات ابتدایی روز
با توجه به اینکه اغلب برنامههای سفر، به‌ویژه در سفر با تور فشرده تدوین می‌شود، بهتر است مسافران انفرادی یا راهنمایان تور برنامههای خود را از ساعات ابتدایی روز شروع کنند. آغاز برنامه در صبح زود، ضمن افزایش کارآمدی و بهره‌وری فعالیت‌ها، به افراد کمک می‌کند مدت‌زمان بیشتری را صرف کارهای مهم و باارزش کنند و دیگر نگران کمبود وقت در طول سفر نباشند.
۴. استفاده از فناوری
استفاده از تقویم‌های آنلاین مانند «گوگل کلندر» یا اپلیکیشن‌های برنامه‌ریزی سفر، به افراد این امکان را می‌دهد تا هر کجایی که هستند، برنامه روزانه خود را با گوشی‌های همراه چک کنند و خود را برای برنامه بعدی آماده کنند. این پلتفرم‌ها به کاربران اجازه می‌دهد تا با ایجاد یک چک‌لیست از کارهای روزانه و تعیین بازههای زمانی مشخص، وظایف خود را بهتر مدیریت کنند. این تقویم‌های آنلاین، اغلب با ارسال هشدار‌های متنوع، کاربران را از اتمام زمان یک کار یا شروع کار دیگر مطلع می‌کنند. اما پس از آشناسی با اصول اساسی در مدیریت زمان، وقت آن است تا با تکنیک‌های عملی برای راهنمایان تور و مسافران آشنا شویم.
تکنیک‌های مدیریت زمان برای راهنمایان تور
![تکنیک‌های مدیریت زمان برای راهنمایان تور]()
۱. آشنایی کامل با مقصد سفر
هرچه راهنمایان تور اطلاعات بیشتری در مورد مقصد سفر، جاذبه‌های آن، سرویس‌های حمل‌ونقل و... داشته باشند، راحت‌تر می‌توانند بازههای زمانی تعیین شده را مدیریت کنند. علاوه بر این، آشنایی با مقصد و تجربه سفر قبلی به آن، به راهنمایان کمک می‌کند تا واقع‌بینانه‌تر مدت‌زمان لازم برای انجام کارها را محاسبه کنند و برنامه دقیق‌تری را برای روزهای سفر ترتیب دهند.
۲. انعطافپذیری و انطباق با شرایط جدید
راهنمایان در تور‌های گروهی با چالش‌ها و مشکلات متعددی مانند بروز حادثه برای یکی از مسافران یا قوانین سخت‌گیرانه در مقاصد مواجه خواهند شد؛ در چنین شرایطی قدرت مدیریت و انطباق‌پذیری سریع راهنمایان میتواند آنها را از بحران پیش‌‌آمده نجات دهد. در واقع، هرچه راهنمایان سریع‌تر خود را با شرایط جدید وفق دهند، راحت‌تر می‌توانند زمان و مسافران را کنترل کنند و به اهداف خود در سفر دست‌یابند.
۳. وقت‌شناسی و منظم بودن
وقت‌شناسی، یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک راهنمای خوب است. راهنمایان باید با توجه به برنامه زمانی که در طول روز دارند، زودتر از مسافران آماده باشند و به آنها کمک کند تا به‌موقع به مکان‌هایی که می‌خواهند برسند.
۴. گرفتن بازخورد مسافران
جمع‌‌آوری بازخورد مسافران و پرسش‌وپاسخ در مورد میزان کارآمدی برنامههای تور و رعایت محدودیت‌های زمانی، به راهنمایان تور کمک می‌کند تا ضمن ارزیابی عملکرد خود در سفر، به تناقضات موجود در برنامه با علایق مسافران پی ببرند. این امر به افزایش بهره‌وری برنامه تور‌های آتی و ایجاد ایده‌های جدید برای مدیریت زمان و تعیین بازههای زمانی مناسب‌تر برای بازدید از جاذبه‌ها یا رسیدن به مقصد خواهد انجامید.
تکنیک‌های مدیریت زمان در سفر برای گردشگران انفرادی
۱. انتخاب هتل با دسترسی عالی
دسترسی راحت از هتل یا مرکز اقامتی مورد نظر به جاذبه‌ها و مکان‌های دیدنی، یکی از مهم‌ترین نکاتی است که مسافران باید پیش ار رزرو محل اقامت خود به آن دقت کنند. نزدیکی به اماکنی مانند فرودگاه، جاذبه‌ها، موزه‌ها، تفریحات مقصد و... موجب کاهش زمان جابجایی مسافران انفرادی خواهد شد. علاوه بر این، مسافرانی که قصد دارند در یک رویداد کاری، جشن یا نمایشگاه شرکت کنند، بهتر است هتل خود را در نزدیکی محل برگزاری رویداد انتخاب کنند. این کار ضمن کاهش استرس ناشی از به‌موقع رسیدن به محل نمایشگاه، به آنها کمک می‌کند مدت‌زمان کمتری را در مسیر صرف کنند.
۲. پرهیز از حمل‌ونقل در ساعات شلوغ
استفاده از وسایل حمل‌ونقل عمومی مانند اتوبوس و مترو، روشی کارآمد برای کاهش هزینه‌ها در سفر به شمار میآید؛ اما اغلب معطلی بیشتری نسبت به وسایل حمل‌ونقل شخصی دارند. برای کاهش اتلاف وقت، مسافران می‌توانند به وب‌سایت سیستم‌های حمل‌ونقل در مقصد مراجعه کنند و از زمان و برنامههای تخمینی سفر مطلع شوند. این نکته البته بیشتر برای مقاصد خارجی صدق می‌کند؛ چرا که در مقاصد داخلی چنین امکانی چندان در دسترس گردشگران نیست. علاوه بر این، مسافران بهتر است از سفر در ساعات شلوغ ترافیکی یا هنگام جشن‌های خیابانی پرهیز کنند.
۳. بازدید از جاذبه‌های گردشگری در روزهای غیرتعطیل
جاذبه‌های گردشگری اغلب در تعطیلات آخر هفته بسیار شلوغ هستند. برای صرفه‌جویی در زمان، بهتر است در روزهای کاری که متقاضیان کمتری برای جاذبه‌های گردشگری وجود دارد، از آنها بازدید کرد. با این حال گردشگران باید در نظر داشته باشند، برخی از جاذبه‌های مهم مقاصد مانند موزه لوور در پاریس یا تخت‌جمشید در شیراز، به‌مدت زمان بیشتری برای بازدید نیاز دارد و حداقل باید نصف روز را به آن اختصاص دهند. پس باید موارد اینچنینی را نیز در برنامه خود درنظر بگیرند.
۴. پرهیز از رستوران‌های شلوغ
اگر برنامه فشرده‌ای برای سفر دارید، بهتر است از رستوران‌ها و غذاخوری‌های شلوغ پرهیز کنید. ماندن در صف انتظار و طولانی‌تر‌بودن زمان سرو غذا، از جمله عواملی است که زمان بسیاری را از مسافران خواهد گرفت. صرف غذاهای خیابانی، فست‌فود، درخواست غذاهای آماده یا غذای روز در رستوران و گاهی همراه داشتن خوراکی‌‌های کوچک و آماده، به مسافران کمک می‌کند تا با سرعت بیشتری برنامههای سفر خود را انجام دهند. علاوه بر این، به‌همراه‌داشتن یک بطری آب در طول روز، مسافران را از صرف زمان برای پیدا‌کردن و خرید آب نجات می‌دهد.
۵. خرید در روزهای آخر سفر
خرید عملی زمان‌بر است و چمدان‌ها را سنگین‌تر می‌کند. از این رو، پیشنهاد می‌شود گردشگران خرید خود را به روزهای پایان سفر موکول کنند. این‌کار، هم به مسافران امکان می‌دهد که در روزهای نخست سفر با طیف قیمت‌های محلی بیشتر آشنا شود و هم بهترین مراکز خرید را شناسایی کنند. برای خواندن مقالات حوزه مدیریت و رشد فردی، وب‌سایت «رسانه قطبنما» را دنبال کنید.
