۳ حوزه اساسی سفرهای کاری و مدیریت هزینه‌ها در ۲۰۲۲

قطب‌نما: علی‌رغم ضربه عمیق همه‌‌گیری بر سفر‌های کاری، سال ۲۰۲۱ شروعی دوباره برای این نوع سفر‌ها بود؛ به‌طوریکه بهبود شرایط و افزایش درک جامعه از شرایط نرمال جدید منجر به افزایش تقاضا برای سفر‌های کاری شد. علاوه بر این انتظار می‌رود سفرهای کاری در سال ۲۰۲۲ نیز با بهبودی چشم‌گیری همراه شود. تاثیرات همه‌گیری تنها به کاهش سفر‌های کاری ختم نمی‌شود. با آغاز این بحران شرکت‌ها بیش از همیشه به فکر رفاه و ایمنی کارکنان خود افتادند. از طرف دیگر، افزایش دورکاری کارمندان موجب تغییر شکل هزینه‌های شرکت‌ها شد و سبک جدیدی را در پرداخت‌ها پدید آورد. در نتیجه، پلتفرم‌های مدیریت سفر و هزینه باید با تعیین یک چشم‌انداز استراتژیک، سفر‌های کاری را با اهداف مالی شرکت منطبق کنند. از این رو، بسیاری از شرکت‌ها به‌دنبال راه‌حل‌های همه‌جانبه و یکپارچه‌ای هستند که علاوه بر به‌روزرسانی اطلاعات محدودیت سفر و ایمنی، داده‌های هزینه‌ را به‌طور هم‌زمان ارائه دهند. اما راه‌حل تحقق این اهداف چیست؟ برای تحقق این هدف، تصمیم‌سازان سفر‌های شرکتی باید ضمن تسهیل ارتباطات با کارمندان، فرآیند‌های عملیاتی شرکت را با اهداف خود منطبق کنند. در همین راستا، رسانه تحلیلی Skift با مشارکت TripAction، با بررسی شرایط سفر‌های کاری و مدیریت هزینه‌ها در سال ۲۰۲۲، به توضیح وضعیت سفر‌های کاری در سال آینده و نحوه مدیریت هزینه‌های شرکت پرداخته است. در این نظرسنجی بیش از هزار و ۶۰۰ نفر از مسافران کاری، مدیران برنامه‌ریز سفر‌های کاری و هزینه‌ها و مدیران شرکت‌های «T&E»  (سفر و هزینه) از ۱۹ بخش صنعتی و تجاری مختلف از جمله شرکت‌های مسافرتی، هواپیمایی، آژانس‌ها، کروز، مهمان‌نوازی، تورها و هیئت‌های گردشگری شرکت کرده‌اند. پاسخ این افراد در ۳ حوزه اساسی شامل بازگشت سفر‌های کاری، تمرکز مجدد بر نیاز مسافران و روند‌های جدید مدیریت سفر و هزینه تقسیم‌بندی شده و نقش به‌سزایی در شکل‌‌گیری سفر‌های کاری و بازیابی هزینه‌ها در سال آینده خواهد داشت. موضوعات مهم این حوزه‌ها عبارتند از: ۱. بازگشت سفر‌های کاری: عوامل زیادی در بازگشت سفر‌های کاری در سال ۲۰۲۲ مؤثر است. برای مثال پویایی و قالب‌های جدید جلسات و رویداد‌ها و پیوند میان نیرو‌های کار و محیط کار از جمله عواملی است که موجب افزایش تقاضای سفر‌های کاری در آینده خواهد شد. ۲. تمرکز مجدد بر نیاز افراد: کووید-۱۹ موجب افزایش اهمیت مسئولیت‌ مراقبتی شرکت‌ها در قبال کارکنان شده است. بدین‌ترتیب، شرکت‌ها باید با وضع سیاست‌های جدید و تطابق آن با وضعیت نرمال جدید، از کارمندان خود در دوران پساکرونا نیز حمایت کنند. ۳. روندهای جدید در مدیریت سفر و هزینه: آژانس‌های سفر‌های کاری و سایر پلتفرم‌های مسافرتی باید علاوه بر حل مشکلات هزینه‌های دورکاری و تعیین مزایای کارمندان، در برابر کووید-۱۹ و چالش‌های آینده بسیار هوشیارانه عمل کنند. اما این گزارش، ۷ روند را از ۳ موضوع اصلی گفته‌شده برای سفر‌های کاری و مدیریت هزینه‌ در سال ۲۰۲۲ استخراج و تاثیر آن‌ها در برنامه‌ریزی سفر و مدیریت هزینه‌ها را بررسی کرده است. این ۷ ترند عبارتند از:

بخش اول: بازگشت سفر‌های کاری 

• افزایش روز‌افزون تقاضای سفر‌های کاری

علی‌رغم فراز و نشیب‌های فراوان، سفر‌های کاری کماکان یکی از فعالیت‌های مهم در میان نیرو‌های کاری جهان محسوب می‌شود. براساس نتایج نظرسنجی، نزدیک به نیمی از مسافران کاری (حدود ۴۷ درصد) پیش‌بینی کرده‌اند که در طول ۱۲ ماه آینده بین ۳ الی ۱۰ سفر‌ کاری انجام خواهند داد. نتایج نظرسنجی از مسافران کاری درباره تعداد سفر‌های کاری در ۱۲ ماه آینده همچنین نشان می‌دهد:

• ۳۵ درصد از افراد بین صفر تا ۲ سفر کاری خواهند داشت و
• ۱۹ درصد نیز بیش از ۱۱ بار به سفر کاری خواهند رفت.

داده‌های شرکت‌های مهمان‌نوازی نیز حاکی از افزایش تقاضای رویداد‌ها و جلسات کاری است. برای مثال، شرکت مهمان‌نوازی «MGM Resorts International» با میزبانی بیش از هزار و ۵۰۰ گروه پیش‌بینی کرده که با تسریع قرارداد‌های کاری و تعهد شرکت‌ها، جلسات و رویداد‌های کاری با افزایش چشم‌گیری روبه‌رو خواهد شد.

• تاثیر دورکاری در افزایش سفر‌های کاری

رونق سبک دورکاری، باعث افزایش تمایل کارمندان به سفر‌های کاری شده است؛ چراکه جلسات مجازی هرگز نمی‌تواند جایگزین مناسبی برای جلسات حضوری باشد و بسیاری از کارمندان و کارفرمایان به‌دنبال برگزاری جلسات کاری و ارتباط با یکدیگر هستند. در حقیقت روند‌های جدید کاری، محرکی عالی برای افزایش تقاضای سفر‌های کاری آینده است. نتایج نظرسنجی نشان می‌دهد حدود ۶۰ درصد از مسافران کاری و تصمیم‌سازان سفر‌های شرکتی (CTDM) معتقدند دورکاری تاثیر به‌سزایی در تعداد و اهداف سفر‌های کاری دارد. همچنین، ۶۳ درصد از مسافران کاری و ۶۰ درصد از تصمیم‌سازان سفر‌های شرکتی ایده برگزاری جلسات کاری خارج از محل کار و گردهمایی کارمندان را بسیار هیجان‌انگیز توصیف کرده‌اند.

نکات کلیدی

۱. اشتیاق مسافران و شرکت‌ها برای بازگشت سفر‌های کاری در سال ۲۰۲۲: سفر‌های کاری در آینده متفاوت از گذشته به نظر می‌رسد و بازگشت به عادات «کسب‌وکار‌های مرسوم» دیگر رضایت‌بخش نیست و شرکت‌ها باید رویکرد‌های خلاقانه و جدیدی را در پیش بگیرند. ۲. بازگشت جلسات کاری و رویداد‌ها: پروتکل‌های ایمنی یکی از مهم‌ترین فاکتورهای رویداد‌ها است که در گردهمایی‌های مختلف تغییر می‌کند. در دوران پساکرونا نیز مسافران و مدیران شرکت‌ها باید خود را با وضعیت نرمال جدید تطبیق دهند. ۳. تاثیر بالقوه دورکاری در افزایش سفرهای کاری: برگزاری سفر‌های کاری و جلسات منظم برای برقراری ارتباط میان کارمندان، امری ضروری برای کارکنان و کارفرمایان دورکاری محسوب می‌شود.

بخش دوم: تمرکز بر نیاز مسافران

• اهمیت مسئولیت مراقبتی شرکت‌ها از کارمندان

تامین ایمنی و بهداشت یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های مسافران در طول همه‌گیری کرونا است. گزارش سال ۲۰۲۱ نیز حاکی از آن است رعایت پروتکل‌های ایمنی، واکسیناسیون جهانی و الزام استفاده از ماسک، موجب افزایش اعتماد مسافران شده است. بزرگترین چالش، و البته فرصت، برای بهبود وظایف مراقبتی شرکت‌ها، ارتباط بهتر میان دپارتمان‌های سفر شرکتی و کارکنان آن‌ها است. نتایج نظرسنجی نشان می‌دهد با بازگشت سفر‌‌ها، دسترسی درست و به‌موقع به دستورالعمل‌های سفر‌های کاری، بزرگ‌ترین نگرانی‌ ۸۰ درصد از مسافران کاری است. برخی دیگر از نگرانی‌های مهم مسافران کاری عبارتند از:

• آشنایی با دستورالعمل‌های ورود به مقاصد (۶۵ درصد شرکت‌کنندگان در نظرسنجی)
• تامین سلامتی و بهداشت در حین سفر (۵۸ درصد شرکت‌کنندگان در نظرسنجی)
• درک سیاست‌های جدید و تغییریافته سفر در شرکت‌ها (۴۹ درصد شرکت‌کنندگان در نظرسنجی)
• دسترسی به به‌روزرسانی‌های سیاست‌های سفر شرکت‌ها (۴۸ درصد شرکت‌کنندگان در نظرسنجی)

• تاثیر سفر‌های کاری بر محیط‌‌زیست

بر اساس تحقیقات سال ۲۰۱۹ «TripAction» از بیش از هزار و ۲۰۰ مسافر، ۹۲ درصد از آن‌ها یا خیلی زیاد یا خیلی اندک نگران تاثیر آلودگی‌ سفرهای کاری بر محیط‌زیست هستند. از طرف دیگر، ۸۰ درصد از مسافران نیز اظهار داشتند کارفرمایان آن‌‌ها به‌دنبال کاهش تاثیرات منفی سفر‌های کاری بر محیط‌زیست هستند. بر اساس شاخص «ESG» (معیار‌های محیط‌زیستی، اجتماعی و مدیریتی)، شرکت‌هایی که تعهدی نسبت به تاثیر سفر‌های کاری بر محیط‌زیست ندارند، در آینده‌ای نه‌چندان دور با مشتریان، کارمندان، سرمایه‌گذاران و تنظیم‌کنندگان خود به مشکل بر خواهند خورد.

• ادغام سفر‌ کاری و سفر شخصی

با توسعه سبک دورکاری، بسیاری از شرکت‌ها به اجرای سیاست‌های انعطاف‌پذیر روی آوردند. این اقدام شرکت‌ها موجب پیوند سفر‌های کاری کارکنان با سفر‌های شخصی شده است. بر اساس نظرسنجی، ۲۵ درصد از تصمیم‌سازان سفر‌های شرکتی کمک هزینه‌ سفر‌های تفریحی را به‌عنوان مزایا به مسافران کاری خود ارائه می‌دهند.

نکات کلیدی

۱. اهمیت غیر‌قابل انکار ارتباطات: مدیران سفر باید با تعیین یک رویکرد شفاف برای چگونگی اشتراک‌گذاری اطلاعات در سراسر شبکه، مسافران و کارمندان را از آخرین محدودیت‌های سفر، سیاست‌ها و قوانین داخلی مطلع سازند. ۲. افزایش مسئولیت اجتماعی شرکت‌ها: بسیاری از کارکنان خواستار بررسی همه‌جانبه تاثیر جهانی شرکت‌ها در محیط‌ اطرافشان هستند. برای مثال، بررسی شیوه‌های سفر‌های کاری و کاهش گاز‌های گلخانه‌ای و حمایت از کسب‌وکار‌ها و صنایع ترویج‌کننده حقوق و مزایای عادلانه از نمونه اقداماتی است که شرکت‌ها می‌توانند برای بهبود تاثیرات جهانی خود انجام دهند. ۳. اهمیت انتخا‌ب‌های شخصی در وضعیت نرمال جدید: شرکت‌ها با ارائه مزایا به کارمندان مانند مرخصی اضافه یا کمک ‌هزینه سفر‌های شخصی پس از سفر‌های کاری، ضمن کسب مزیت‌های بسیار در بازار‌های جهانی، قادرند کارمندان خود را حفظ کنند.

بخش سوم: روند‌های جدید مدیریت سفر و هزینه

• ادغام فرآیند مدیریت سفر و هزینه

ناکارآمدی‌ سیستم‌‌های مدیریت هزینه، یکی از چالش‌هایی است که شرکت‌ها با آن روبه‌رو هستند. در این میان، راه‌حل‌های مدرن و یکپارچه مدیریت هزینه و سفر، با کاهش کار‌های دستی کارمندان و ارائه اطلاعات هم‌زمان، موجب افزایش مزیت رقابتی شرکت‌ها خواهد شد. برای مثال، کارت‌های هوشمند و مجازی «TripAction Liquid» با ارائه سیاست‌های مطمئن از هزینه‌های مسئولانه، امکان مشاهده تراکنش‌ها به‌طور هم‌زمان و گزارش‌ خودکار همه هزینه‌های تجاری، موجب تسهیل پرداخت‌های سفر خواهد شد.

• نیاز‌ روزافزون به پلتفرم‌های یکپارچه

مدیران مالی و اجرایی به‌دنبال راهی برای تکامل مدیریت هزینه و مخارج خود هستند. تغییرات پس از همه‌گیری، فرصت ادغام همه ‌هزینه‌های شرکت در یک پلتفرم مدیریتی را فراهم کرده است. نتایج نظرسنجی نشان می‌دهد نزدیک به دو سوم (حدود ۶۴ درصد) تصمیم‌سازان سفر‌های شرکتی از راهکار‌هایی که ادغام بیشتری میان هزینه‌های داخلی شرکت و سفر‌ ایجاد می‌کنند، استقبال خواهند کرد. یک پلتفرم یکپارچه، باعث کاهش پیچیدگی‌ عملیات‌های مدیریتی برای مدیران برنامه خواهد شد. به‌جای تفکیک موجودی سفر‌ها، پشتیبانی و فناوری رزرو از یکدیگر در پلتفرم‌های قدیمی، سیستم‌های یکپارچه موجب تسهیل پاسخ‌گویی به گروه‌ها می‌شود. به‌طور خلاصه، کلیه اقدامات رزرو، مدیریت و پشتیبانی سفر‌ها باید به‌صورت آنلاین و در یک محیط ‌یکپارچه انجام شود. توسعه این پلتفرم، منجر به بهبود مدیریت هزینه‌ها نیز خواهد شد.

نکات کلیدی

۱. ساده‌‌سازی عملیات‌‌ها: ظهور اپلیکیشن‌های کاربرپسند، دنیایی جدید از مدیریت هزینه‌ها را به روی مدیران مالی گشوده است. راه‌حل‌های نوین با فرآیند‌های ضبط بصری و بازپرداخت‌های مستقیم، موجب افزایش سطح رضایت کارمندان می‌شود. ۲. اهمیت دستیابی به یک چشم‌انداز جامع: پلتفرم‌های هزینه عصر حاضر با ادغام بخش‌های مختلف، یک دید جامع و یکپارچه از امور مالی به شرکت‌ها ارائه می‌‌دهد. برای مثال، افزایش سبک دورکاری منجر به هزینه‌های جدید روزانه و سفر‌های کاری در کل مجموعه شرکت می‌شود؛ این در حالی است که در گذشته هزینه و سفر‌های کاری شرکت‌ها تنها محدود به یک یا دو گروه می‌شد. أخرین ترند‌های روز گردشگری را در وب‌سایت «قطب‌نما» بخوانید.