رسانه قطبنما: آیا در مقام یک مدیر یا رهبر یک کسب‌وکار، تاکنون فرصتی برای استراحت کامل به خود دادهاید؟ اینکه یک مدیر همواره فعال باشد، ایده‌آل است اما اغلب مدیران فراموش می‌کنند که لازمه حفظ کیفیت عملکردشان، داشتن استراحت کافی است. اگر مدیر یک کسب‌وکار هستید و فکر می‌کنید حتما باید در ایام نوروز یا تعطیلات مثل آن کار کنید تا موفق شوید، این مطلب برای شما نوشته شده است. بیایید نگاهی به تجربه یک مدیر موفق بیندازیم:
«به‌عنوان یک مدیر، در سال‌های نخست کارم هیچ تعطیلاتی نداشتم و بی‌وقفه کار می‌کردم. آن روزها فکر می‌کردم اگر یک دقیقه سرعت کارم را کم کنم، همه چیز به‌هم می‌ریزد و نمی‌توانم به هدفم دست یابم. البته وقتی می‌گویم هیچ تعطیلاتی نداشتم، به این معنی نیست که اصلا مرخصی نداشتم. بارها در این سال‌ها به مرخصی رفتم اما تلفن‌همراه و لپ‌تاپم همچنان در سفر همراه من بودند و من تمام مدت ایمیل‌های خودم را چک می‌کردم تا مطمئن شوم نظم کارها بدون حضور من به‌عنوان مدیر، به هم نمی‌خورد.
بالاخره یک روز تصمیم گرفتم واقعا به تعطیلات بروم. سفر به جزیره‌ای دورافتاده در سواحل پاناما، بدون دسترسی به اینترنت و آنتن گوشی. همین شرایط سبب شد تا من عادت چک‌کردن ایمیل در سفر را ترک کنم. وقتی بعد از ۹ روز به سر کار برگشتم، شگفت‌زده شدم! در غیاب من نه‌تنها همه کارها به‌خوبی پیش رفته بود، بلکه تعداد ایمیل‌هایی که دریافت کرده بودم، بسیار کم بود؛ چرا که همکارانم با اطلاع از اینکه من نمی‌توانم پاسخ تماس‌هایشان را بدهم، دیگر هیچ مکاتبه غیرضروری با من نداشتند و از آنجایی که هیچ ایمیلی ارسال نکرده بودم، هیچ پاسخی نیز دریافت نکرده بودم. حالا بیش از یک دهه از این تجربه می‌گذرد و من امروز تعطیلاتم را به همان اندازه که کارم اهمیت دارد، جدی می‌گیرم».
آنچه خواندیم روایت تجربه واقعی خانم «Rachel Hodgdon»، مدیرعامل و رییس موسسه بین‌المللی «WELL Building» است. خانم Hodgdon اولین مدیری نیست که چنین تجربه‌ای داشته و آخری هم نخواهد بود. شما هم به‌عنوان یک مدیر، ممکن است احساس کنید گذراندن تعطیلات با خانواده یا دوستان و کنار گذاشتن مسائل کاری برای چند روز، هیچ دستاوردی برای کسب‌و‌کارتان ندارد، اما درک ارزش مرخصی و تشویق تیم برای کمی استراحت و آرامش، بخش مهمی از رهبری یک تیم است.
آنچه در این مقاله می‌خوانید:
به‌عنوان یک مدیر چطور خود را برای تعطیلات آماده کنید؟
مدیران باید به‌خاطر داشته باشند که تعطیلات اصلا موضوع کم اهمیتی نیست و درست به اندازه کار کردن اهمیت دارد و بیاموزند چطور باید تعطیلات خود را بگذراند. این روزها با نزدیک شدن به تعطیلات نوروزی وقت آن رسیده است که به‌عنوان یک مدیر، به خود و تیم‌تان اجازه استراحت دهید و با تمام توان خودتان را برای سال جدید آماده کنید. البته گفتن این حرف آسان‌تر از انجام آن است؛ آن هم در روزگاری که همه فکر می‌کنند باید همیشه فعال باشند تا کارآمدی بیشتری از خودشان نشان دهند و رقبا را پشت سر بگذارند. اما مدیران کسب‌وکارها، چه راهکارهایی را به همتایان خود پیشنهاد می‌دهند تا بهتر بتوانند از تعطیلات خود لذت ببرند و با قدرت بیشتری خود را برای سال جدید آماده کنند؟
۱. دسترسی خود به ایمیل و تلفن‌همراه را سخت کنید
اگر دسترسی به ایمیل یا تلفن‌همراه برای‌تان سخت باشد، به‌مرور زمان انگیزه‌تان برای مرور پیام‌ها و پاسخ دادن به تماس‌ها کاهش پیدا می‌کند. تنها، پاسخ ندادن به ایمیل‌ها برای داشتن یک تعطیلات کامل کافی نیست، سعی کنید اصلا پیام‌ها را چک نکنید. مطلب «۵ تکنیک مدیریت تماس‌های کاری در تعطیلات» در این زمینه به شما کمک خواهد کرد.
۲. راهی برای ارتباط در مواقع ضروری معین کنید
زمانی که به تعطیلات می‌روید امکانی را برای کارمندان خود فراهم کنید تا مطمئن شوید اگر مشکلی فوری یا مسئله ضروری پیش آمد، چطور به شما اطلاع دهند. به‌طور مثال، به آن‌ها بگویید که اگر مشکلی پیش آمد با چه کسی تماس بگیرند و آن فرد چطور به شما اطلاع دهد.
۳. روی آینده تمرکز کنید
اگر قرار است در سفر هم درباره کار صحبت کنید، روی آینده تمرکز کنید. هیچ چیز مانند صحبت کردن درباره مسائل شغلی، شما را از نظر ذهنی درگیر کار نخواهد کرد. بنابراین اگر در تعطیلات از کار صحبت می‌کنید، به جای زمان حال از برنامه‌های آینده خود صحبت کنید.
۴. تیم خود را به خودکفایی تشویق کنید
به‌عنوان مدیر تیم برای رفتن به تعطیلات، برنامه‌ریزی را با استخدام افراد باهوش، خلاق و خودکفا ترکیب کنید. زمانی که به کارکنان خود رویه و دستور‌العملی مشخص بدهید، می‌توانید با تکیه بر توانایی‌های آن‌ها از تعطیلات خود لذت ببرید. البته حصول اطمینان از اینکه کارکنان شما آماده‌اند تا در طول تعطیلات بدون احساس خستگی، کنترل امور را در دست بگیرند، یک تلاش یک‌روزه نیست. به‌عنوان یک مدیر و رهبر تیم، توسعه و حفظ روحیه بالای کارکنان در تمام سال باید برای شما اولویت داشته باشد.
۵. الگوی خوبی برای کارکنان خود باشید
سعی کنید قبل و بعد از تعطیلات خود بسیار پر انرژی ظاهر شوید. قبل از رفتن به تعطیلات به گوش همه کارکنان برسانید که قرار است مدتی حضور نداشته باشید و قرار نیست وسیله ارتباطی نیز داشته باشید. وقتی که از سفر برگشتید، از مزایای تجربه خود برای سلامتی جسمی و روحی صحبت کنید و نشان دهید که خود مراقبتی چقدر اهمیت دارد. هیچ‌کس اندازه یک مدیر نمی‌تواند بر کارکنان خود تاثیر بگذارد و تعادل بین کار و زندگی را به آن‌ها بیاموزد.
چطور باید زمینه را برای تعطیلات کارمندان مهیا کنید؟
مطالعات مختلف نشان می‌دهد وقتی کارمندان در طول سال برای مدتی، دستگاه‌های ارتباطی خود را خاموش می‌کنند و کاملا از محیط کار فاصله می‌گیرند و به تعطیلات می‌روند، با احساس شادابی و آمادگی بیشتری به محیط کار بازمی‌گردند. از آنجا که حفظ بهره‌وری کارکنان همواره یکی از دغدغه‌های مدیران است، حالا باید درباره نکته‌هایی صحبت کنیم که مدیران موفق به‌کار گرفته‌اند تا زمینه استفاده درست از تعطیلات را در سازمان نهادینه کنند:
۱. فرهنگ شرکت خود را تغییر دهید
اگر «اعتیاد به کار یا پرکاری» بخشی از فرهنگ سازمانی شرکت شما است، تغییر آن به فرهنگ «تعادل» یا «مراقبت از خود» ماه‌ها و شاید سال‌ها طول بکشد. با تنظیم یک برنامه ۱۲ تا ۲۴ ماهه که سیاست‌های خاصی را مشخص می‌کند، فرهنگ خود را به فرهنگی متعادل‌تر تغییر دهید. به‌عنوان مثال، اگر فرهنگ اولویت‌بندی را در سازمان خود تقویت کنید، اعضای تیم انگیزه بیشتری پیدا می‌کنند و مطمئن می‌شوند دیگر ضرب‌الاجلی در روزهای آخر سال یا تعطیلات وجود ندارد که آن‌ها را دچار آشفتگی کند. از سوی دیگر، با این استراتژی، کارکنان مطمئن می‌شوند که سازمان به زندگی شخصی آن‌ها و استراحت‌شان اهمیت می‌دهد؛ بنابراین تعهد آنان نیز افزایش می‌یابد.
۲. هر سال زمانی را برای یک مرخصی کامل در نظر بگیرید
سعی کنید یک دوره تعطیلی سالانه تعریف کنید که به همه اعضای تیم، از جمله مدیران و تیم رهبری، اجازه می‌دهد مرخصی بگیرند و برای چند هفته نگران کار نباشند. زمانی که همه در این وضعیت باشند، دیگر کسی زیر فشار پرکردن جای خالی همکار خود و پشتیبانی از کارها قرار نخواهد گرفت. البته باید به همه مشتریان خود نیز اطلاع دهید. به آن‌ها، درباره روزهایی که شرکت شما تعطیل می‌شود یا ساعات کاری را کاهش می‌دهد و جزئیات نحوه ارتباط مشتریان با شرکت در مواقع اضطراری، اطلاع دهید. به کارکنان نیز بگویید که دقیقا چه کاری باید زودتر از موعد تکمیل شود تا کارمندان زمان آماده‌سازی کافی داشته باشند.
۳. واقع‌بین باشید
روزهای آخر سال تا قبل از آغاز تعطیلات، معمولا با اضافه کار و افزایش حجم کاری روبه‌رو است. اما، این نحوه مدیریت این وظایف و کارها است که پایه و اساس سال جدید را بنا می‌کند؛ اینکه سازمان‌دهی‌شده‌تر از همیشه و با ذهنی روشن شروع کنید یا با انبوهی از استرس. در این بین عنصر اساسی، واقع‌بین بودن است. به‌جای انبوهی از وظایف، روی اولویت‌ها و اهداف کلیدی تمرکز و با ایجاد ارتباط با اعضای تیم از آن‌ها حمایت کنید.
۴. از قبل برنامه‌ریزی کنید
قبل از تعطیلات وظایف کاری که باید بعد از تعطیلات انجام دهید را اندکی پیش ببرید. وقتی نگران عقب افتادن کارها نباشید، راحت‌تر می‌توانید استراحت کنید و از اوقات فراغت خود لذت ببرید. همچنین می‌توانید تیم خود را ملزم کنید تا در یک بازه زمانی مشخص مرخصی بگیرند. در این صورت می‌توانید از قبل برنامه‌ریزی کنید و مطمئن شوید که کارها در طول تعطیلات یا عدم حضورتان متوقف نمی‌شود.
۵. طرز فکر خود را تغییر دهید
فرقی نمی‌کند کارمند باشید یا کارفرما؛ لذت‌نبردن از تعطیلات و داشتن احساس گناه کم‌کاری بر عملکرد شما تاثیر منفی می‌گذارد. باید ذهنیت یک ورزشکار را داشته باشید که استراحت برای او، به اندازه تمرین مهم است. استراحت بخشی از کار است و صرف حضور مداوم و بی‌وقفه در محیط کار کیفیت خروجی را بالا نمی‌برد. «کار سخت و استراحت خوب» یک استراتژی مفید برای حفظ عملکرد بالا در مدت زمان طولانی است.
۶. روی لحظه حال تمرکز کنید
بسیار مهم است که در مورد نحوه استفاده از زمان خود آگاه باشید. این نکته درباره اوقات فراغت نیز صدق می‌کند. اگر تمام وقت خود در تعطیلات را با نگرانی بگذرانید، تا زمانی که به کار برگردید دچار استرس و اضطراب خواهید شد. بنابراین یاد بگیرید که چگونه از لحظه‌ای که اکنون در آن هستید لذت ببرید. برای مدیریت کارآمدتر کارکنان در طول تعطیلات مطلب «۴ تکنیک برای کاهش استرس کارمندان در تعطیلات» را مطالعه کنید.
تعطیلات، زمانی برای آزمودن
این مقاله را با روایتی از «Jim Moffatt»، رییس و مدیر اجرایی «Deloitte Consulting LLP» به پایان می‌بریم: «به‌عنوان مدیر یک شرکت، چه در دفتر باشید چه در تعطیلات، نمی‌توانید تک تک روزها کارکنان‌تان را کنترل کنید. تصمیمات و استراتژی‌هایی که یک سال پیش تعیین کرده‌اید، نتایج امروز را تعیین می‌کند. اگر کار خود را به درستی انجام داده باشید حالا مدیران مناسبی برای هر بخش استخدام کرده و به آن‌ها جهت‌گیری درست و منابع کافی دادهاید تا این کار را به خوبی انجام دهند. اما اگر تا لحظه سوار شدن به هواپیما برای رفتن به تعطیلات، این کار را انجام نداده‌اید، چند ایمیل یا پیام از ساحل کارساز نخواهد بود! این نکته را به خاطر داشته باشید اگر در تعطیلات واقعا از محیط کار فاصله بگیرید، شروع به فکر کردن در مورد مسائل بلندمدت و استراتژیک خواهید کرد که برای موفقیت باید در ۹ تا ۲۴ ماه آینده انجام دهید؛ مسئله‌ای که بسیار ضروری است.»
در نهایت، تعطیلات بیش از آنکه یک توقف باشد، زمانی برای آزمایش است؛ نه فقط آزمودن توانایی خودتان در قالب یک مدیر برای دور ماندن از انبوه پیام‌ها و ایمیل‌ها، بلکه فرصتی برای اینکه دریابید وقتی برای چند روز غایب هستید، چه اتفاقی برای شرکت‌تان می‌افتد. یک مدیر واقعی، در زمان مناسب خود را عقب می‌کشد، به افراد خود اعتماد می‌کند و به آن‌ها اجازه می‌دهد تا موفق شوند. اگر این کار را انجام ندهید، نمی‌توانید متوجه شوید تصمیماتی که یک هفته پیش یا یک ماه پیش یا یک سال پیش گرفته‌اید، تصمیمات درستی بوده‌اند یا استراتژی شما به درستی عمل می‌کند یا خیر.
اگر کسب‌وکار شما نتواند هنگامی که شما در تعطیلات به سر می‌برید، دوام بیاورد احتمالا مشکل بسیار بزرگی دارید که از چشمتان پنهان مانده است. اگر هنوز برای سال ۱۴۰۲ و تعطیلات پیش رو تصمیم نگرفته‌اید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله «۱۰ تصمیمی که مدیران باید در سال ۱۴۰۱ بگیرند» را نیز مطالعه کنید. «۸ پیشنهاد برای صاحبان استارتاپ‌ها در تعطیلات» نیز می‌تواند به شما در لذت‌بردن از تعطیلات در مقام یک کارآفرین یا صاحب کسب‌وکار کمک کند.
مطالب مدیریت و توسعه فردی را از «رسانه قطبنما» دنبال کنید.
