دریافت ایمیل‌ها و تماس‌های پی در پی، یکی از مهم‌ترین نگرانی‌ها و مشکلات کارمندان در سفر و تعطیلات است. تنظیم پاسخ‌های خودکار، دسترسی به افراد دیگر برای پاسخگویی به ایمیل‌ها یا تعیین زمان مشخص برای چک‌کردن آنها در طول روز یا هفته، از جمله تکنیکهایی است که موجب کاهش استرس کارکنان در طول سفرهای شخصی و تعطیلات خواهد شد.
رسانه قطب‌نما: این روز‌ها بسیاری از کارکنان ادارات و شرکت‌ها، در حال روزشماری برای آغاز تعطیلات و سفر به مقاصد دور و نزدیک هستند. برخی دیگر نیز در نظر دارند تعطیلاتی آرام در خانه بگذرانند؛ بدون آنکه دغدغه کار داشته باشند. با وجود شوق آنها برای تعطیلاتی اینچنینی، چالش‌ها و دغدغه‌های بسیاری نیز ذهن آنها را درگیر کرده است.
اگر کارمند هستید یا اگر پای صحبت کارمندان نشسته باشید، حتماً شنیده‌اید که بسیاری از آنها نگران بازگشت مجدد به دفاتر کاری پس از پایان سفر و رویارویی با حجم عظیمی از کار‌های عقب مانده هستند؛ عاملی که می‌تواند بسیاری از آنها را از رفتن به سفرهای طولانی‌‌‌مدت منصرف کند و یا لذت استفاده بهینه از تعطیلات را از آنها بگیرد.
یکی دیگر از دغدغه‌ها و نگرانی‌های مشترک آنها در این زمینه، میزان ایمیل‌ها، پیام‌ها و یا تماس‌های کاری است که از مشتریان خود یا مدیران دریافت می‌کنند. فرض کنید در حال استراحت در کنار ساحل هستید یا در رستورانی لوکس غذا می‌خورید، ناگهان با هشدار‌های دریافت ایمیل یا تماس تلفنی همکاران خود مواجه می‌شوید. این اتفاق نه‌تنها تمرکز شما را از اوقات آرامش‌بخش و خوش تعطیلات برهم می‌زند، بلکه خاطره‌ای ناخوشایند برای هم‌سفران شما نیز ایجاد خواهد کرد.
اما راه‌حل مدیریت ایمیل‌ها و وظایف کاری که در طول تعطیلات به کارکنان شرکت‌ها یا ادارات محول می‌شود؛ چیست؟ آیا باید ایمیل‌ها را بدون هیچ پاسخی رها کرد یا تمام لحظات سفر را به پاسخگویی به تماس‌های مکرر همکاران گذراند؟ هیچ‌کدام!
برای حل این مشکل و در عین حال لذت‌بردن از تعطیلات باید رویکردی میانه را انتخاب کرد. اگر می‌خواهید با روش کنترل وظایف و ایمیلهای خود در سفر آشنا شوید، ۵ تکنیک برای مدیریت ایمیل‌ها و تماس‌های کاری به شما معرفی می‌کنیم.
۱. تنظیم پاسخ‌های خودکار برای ایمیل‌ها
تنظیم پاسخ‌های خودکار، ضمن حل دغدغه کارکنان برای پاسخگویی به ایمیل‌ها، مشتریان و شرکا را از انتظار‌های طولانی نجات می‌دهد. این ایمیل‌ها با بیان وضعیت فرد مورد‌نظر در سفر و زمان بازگشت او به دفتر کاری، از افراد می‌خواهد تا مدت زمان مشخصی را برای دریافت پاسخ صبر کنند. کارمندان با روشن‌کردن گزینه پاسخ خودکار در حساب کاربری خود و تنظیم تاریخ فعالسازی آن، دیگر نیاز نیست نگران روشن و خاموش‌‌کردن آن باشند.
همچنین، این افراد می‌توانند با ذکر یک شماره تماس ضروری در ایمیلهای خودکار، از مشتریان و همکاران خود بخواهند در صورت مهم و فوری‌بودن موضوع، با این شماره تماس بگیرند.
۲. هماهنگی با مدیران و همکاران
هماهنگی با مدیران و برنامه‌ریزی با همکاران برای پیشرفت کار‌ها، یکی از تکنیکهایی است که از نگرانی و دغدغه کارمندان در طول سفر می‌‌کاهد. تنظیم رویکرد‌های مختلف، بررسی پروژه‌ها و موقعیت‌های احتمالی، پاسخ‌دهی به سوالات و موضوعات مهم در پروسه پیشرفت کار و...، از نمونه موضوعاتی است که کارکنان باید پیش از سفر با تیم‌های کاری خود مطرح کنند.
اعتماد‌کردن به همکاران و محول‌کردن برخی از مسئولیت‌های مهم به آنها مانند پاسخ‌دهی به مشتریان یا انجام کار‌های فوری، ضمن کاهش استرس کارکنان، به پیشرفت کار‌ها در زمان غیبت آنها نیز کمک می‌کند.
۳. تعیین زمان مشخص در روز برای رسیدگی به وظایف کاری
در برخی از مواقع، چک‌کردن پیام‌ها و پاسخ‌دهی به تماس مشتریان مهم یا مدیران اجتناب‌نا‌پذیر است. در چنین شرایطی، افراد می‌توانند زمان مشخصی را در طول سفر به چک‌کردن این پیام‌ها و تماس‌ها اختصاص دهند. این کار، ضمن ایجاد یک آمادگی ذهنی برای کارکنان، به آنها کمک می‌کند در عین لذت‌بردن از لحظات تعطیلات و سفر، به وظایف کاری خود نیز عمل کنند. تنظیم هشدار‌های یادآوری نیز نمونه راهکاری است که موجب پایبندی بیشتر کارکنان به این موضوع خواهد شد.
۴. دسترسی به فرد دیگر برای پاسخگویی به تماس‌ها
در صورتی که هیچ زمان خالی برای چک‌کردن ایمیلهای مهم و ضروری یا پاسخ به تماس‌های کاری ندارید، می‌توانید برای مدت محدودی به یکی از اعضای تیم خود اجازه دسترسی به ایمیل‌ها را بدهید. این کار باعث افزایش اطمینان کارکنان یا مدیران نسبت به پاسخ‌دهی به ایمیل‌ها می‌شود و از تجمع ایمیلهای مهم برای بعد از تعطیلات جلوگیری می‌کند.
۵. فیلتر‌کردن ایمیل‌ها یا پیام‌ها
فیلتر‌کردن ایمیلهای مهم از ایمیلهای غیر ضروری و همچنین حذف ایمیلهای تکراری، به افراد کمک می‌کند تا در مدت‌زمان کمتری پیام‌های خود را مدیریت کنند. آنها می‌توانند ایمیلهای تکراری و غیر ضروری را حذف کنند و تنها زمانی را برای پاسخ‌دهی به ایمیلهای مهم اختصاص دهند.
در این زمینه، استفاده از برنامه‌هایی مانند «Google priority» یا ابزار «Sanebox» برای اولویت‌بندی ایمیل‌ها پیشنهاد می‌شود.
آخرین اخبار و مقالات مدیریت و توسعه فردی را در وب‌سایت «رسانه قطب‌نما» بخوانید.
تنظیم پاسخ‌های خودکار، ضمن حل دغدغه کارکنان برای پاسخگویی به ایمیل‌ها، مشتریان و شرکا را از انتظار‌های طولانی نجات می‌دهد. این ایمیل‌ها با بیان وضعیت فرد مورد‌نظر در سفر و زمان بازگشت او به دفتر کاری، از افراد می‌خواهد تا مدت زمان مشخصی را برای دریافت پاسخ صبر کنند. کارمندان با روشن‌کردن گزینه پاسخ خودکار در حساب کاربری خود و تنظیم تاریخ فعالسازی آن، دیگر نیاز نیست نگران روشن و خاموش‌‌کردن آن باشند.
همچنین، این افراد می‌توانند با ذکر یک شماره تماس ضروری در ایمیلهای خودکار، از مشتریان و همکاران خود بخواهند در صورت مهم و فوری‌بودن موضوع، با این شماره تماس بگیرند.
فیلتر‌کردن ایمیلهای مهم از ایمیلهای غیر ضروری و همچنین حذف ایمیلهای تکراری، به افراد کمک می‌کند تا در مدت‌زمان کمتری پیام‌های خود را مدیریت کنند. آنها می‌توانند ایمیلهای تکراری و غیر ضروری را حذف کنند و تنها زمانی را برای پاسخ‌دهی به ایمیلهای مهم اختصاص دهند.
در این زمینه، استفاده از برنامه‌هایی مانند «Google priority» یا ابزار «Sanebox» برای اولویت‌بندی ایمیل‌ها پیشنهاد می‌شود.
آخرین اخبار و مقالات مدیریت و توسعه فردی را در وب‌سایت «رسانه قطب‌نما» بخوانید. 
